Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в главном применяется разработка баз дан­ных (БД), также другие информационные технологии (оцифро­вание документов, сетевые технологии и т.д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно делятся на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой сотворения, применяе­мым программным обеспечением.

Учетные базы данных Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. Служат для обработки статистических мас­сивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в а р х и в е у ч р е ж д е н и й предназна­чены для определения количества документов в Информационные технологии и организация их внедрения в архивах единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное использование в структурные подразделе­ния. Учетные БД могут создаваться по многофункциональному либо ин­теграционному (функциональному) принципу. По функцио­нальному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета Информационные технологии и организация их внедрения в архивах использова­ния, учета источников комплектования и др.

Так, в архиве Гос Думы применяется база данных по уче­ту документов и дел — БД «Поступление и выбытие» (поля — признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД,'индекс дела по номенклату­ре, заголовок дела, номер сдаточной Информационные технологии и организация их внедрения в архивах описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохо­да, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных за­полняется на базе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные Информационные технологии и организация их внедрения в архивах стати­стические сведения о поступлении и выбытии документов.

Интеграционный принцип подразумевает создание единой систе­мы, реализующей функции учета и информационного поиска





документов. Такие информационные системы есть в госу­дарственных архивах.

Г о с у д а р с т в е н н ы й а р х Информационные технологии и организация их внедрения в архивах и в ведет учет всех сделанных БД в виде базы данных их описаний.

В 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интег­рированных типовых автоматических информационно-поис­ковых систем под общим заглавием «Архивный фонд», которые кооперировали бы внутри себя функции всех справочников по учету доку­ментов (архивной статистике Информационные технологии и организация их внедрения в архивах) и раскрытию содержания докумен­тов на различных уровнях:

архивного фонда и описи фонда;

единицы хранения (дела);

документа.

В текущее время общеотраслевая программка «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве муниципальных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную си­стему, соединяющую внутри себя функции учетных и информацион­ных справочников на уровне фонда и описи: перечня Информационные технологии и организация их внедрения в архивах фондов, кни­ги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путе­водителя по архиву, книжки учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (послед­ний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). При помощи данной программки архивисты имеют возможность создавать в ав­томатизированном режиме основной документ Информационные технологии и организация их внедрения в архивах централизованно­го муниципального учета — Паспорт муниципального архива, музея, библиотеки, также огромное количество других отчетов.

Программка работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.

Общеотраслевая программка «Архивный фонд» призвана решить задачку компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и сделать единую систему централизованного муниципального учета. (Это отыскало отражение в Регламенте муниципального учета доку­ментов Информационные технологии и организация их внедрения в архивах Архивного фонда РФ за 1997 г.)

Кроме общеотраслевой программки «Архивный фонд» суще­ствует общеотраслевая программка «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт госу­дарственных архивов субъекта Федерации, также провести срав­нение данных паспортов 1-го и такого же архива за различные годы1.

Кроме общеотраслевых программки по Информационные технологии и организация их внедрения в архивах учету сделаны в боль­шинстве архивов, к примеру в Столичном городском объедине­нии архивов внедрена встроенная система «Учет-НСА». Пре­имуществом системы является наличие «умной» технологии вне­сения конфигураций в учетные документы, предусматривающей не

Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение // Российские архивы. — 1997. — № 6. — С. 28 — 36.


только выполнение всего вероятного Информационные технологии и организация их внедрения в архивах формального и логического контроля вводимых данных, да и динамическое построение эле­ментов меню, соответственных тому либо иному типу акта. Про­грамма реализует учет документов как подсистему, позволяя по­этапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на ликвидирование и др.) и заканчивая паспортом архива. Большая Информационные технологии и организация их внедрения в архивах часть учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного ап­парата реализует некоторое количество видов электрических архивных спра­вочников (описи, указатели, сборники и др.). Программка является довольно высококачественным, но дорогостоящим продуктом, что ме­шает широкому распространению ее в архивах.

Информационно-поисковые базы данных.Эта категория базы данных служит Информационные технологии и организация их внедрения в архивах для сотворения и ведения таких архивных справоч­ников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, катало­ги, картотеки, также для совершенствования процессов инфор­мационного поиска в архиве.

Создание автоматической информационно-поисковой си­стемы архива является более сложной задачей.

В а р х и в а х у ч р Информационные технологии и организация их внедрения в архивах е ж д е н и й РФ есть информацион­но-поисковые системы (ИПС) 3-х типов:

1) внедрение в качестве поисковой базы данных инфор­мационного массива, сделанного в делопроизводстве (на базе электрической контрольно-регистрационной картотеки);

2) создание единой встроенной информационно-поис­ковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и Информационные технологии и организация их внедрения в архивах архиве учреждения;

3) создание отдельной информационной базы (систем) в де­лопроизводстве либо архиве организации.

Поочередно разглядим эти три типа ИПС.

1. П р и использовании базы данных информационного масси­ва создание автоматической информационно-поисковой си­стемы должно базироваться на информационно-поисковой сис­теме, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, сначала на таких ее Информационные технологии и организация их внедрения в архивах элементах, как электрические справоч­ные картотеки, электрические номенклатуры дел и описи, клас­сификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.

Основой для сотворения встроенной поисковой машины по документам длительного (либо неизменного) срока хране­ния в архиве учреждения является электрическая регистрационно-контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в процессе регистрации входящих, исходящих и Информационные технологии и организация их внедрения в архивах внутренних документов. Основными полями БД электрической РКК по управленческой до­кументации являются: вид документа, создатель, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, крат-





кое содержание (инструкция); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок выполнения, индекс дела по номенклатуре.

Любая запись электрической РКК связана с записью электрической номенклатуры дел по полю («индекс Информационные технологии и организация их внедрения в архивах дела по номенклатуре»), что позволяет выполнить переход от поиска на уровне документа фон­да к поиску на уровне дела. Основными полями БД электрической номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид докумен­та, создатель, корреспондент, содержание, дата и место действия), ко­личество дела, томов, частей, срок хранения и Информационные технологии и организация их внедрения в архивах статья по перечню.

При формировании полей целенаправлено использовать международ­ный эталон описания архивной документации (ISACG), который лег в базу раздела о НСА проекта Главных правил работы государствен­ных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа являются вид документа, создатель, адресат, содержание (инструкция), спра­вочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные Информационные технологии и организация их внедрения в архивах (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов докумен­та в деле), условия доступа и использования (подлинность, метод вос­произведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хране­ния — дела — являются: заглавие учреждения, заглавие структурной части, заглавие вида дела либо вида документов, создатель, адресат, коррес­пондент, вопрос либо предмет, событие Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, факт, имя, к которому отно­сится содержание документов дела, место действия, местопребывание создателя, адресата либо корреспондента документов, даты событий, край­ние даты документов дела, подлинность, степень полноты, метод вос­произведения, язык документов.

При окончании хранения единиц управленческой документа­ции в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного Информационные технологии и организация их внедрения в архивах аннотацией по делопроизводству сро­ка. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после подготовительной обработки. База данных электрической номенклатуры преобразуется в базу данных электрической описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах неизменного и длительного хра­нения. Заглавия дел в номенклатуре Информационные технологии и организация их внедрения в архивах уточняются и редактируются.

Основными полями БД электрической описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, край­ние даты документов, количество листов в деле, инструкция доку­ментов. При формировании базы данных электрической описи це­лесообразно учесть требования к описанию единицы хране Информационные технологии и организация их внедрения в архивах­ния в ISACG, приведенные выше. Любая карточка единицы хра­нения связана с регистрационной карточкой документа. Таким макаром, создаваемая база данных представляет собой совокуп­ность описи дел и электрического каталога.

Для унификации ввода инфы и ускорения поиска, ис­ключения ошибок при вводе целенаправлено создать для базы


данных классификаторы отраслей экономики (либо Информационные технологии и организация их внедрения в архивах использовать ОКОНХ), государств и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, ви­дов документов и др.

Поисковые способности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с систе­мой электрического документооборота (полного либо частичного). Для этого в аннотации о службе документационного обеспече­ния управления (ДОУ) следует предугадать категории доку Информационные технологии и организация их внедрения в архивах­ментов, подлежащих неотклонимому сканированию (с последую­щим оптическим определением знаков). Для исходящих и внут­ренних документов сканирование не требуется, потому что файл до­кумента имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.

Таким макаром современные системы документооборота по­зволяют выполнить гипертекстовый поиск Информационные технологии и организация их внедрения в архивах по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

Примером изложенного выше является «текущий» архив Министер­ства зарубежных дел (МИД), в каком употребляются последующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль скрытых документов». В состав информационного массива заходит регистрационно Информационные технологии и организация их внедрения в архивах-контрольная картотека, журнальчики дви­жения документов снутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходя­щих документов, регистрация движения документов снутри организа­ции и резолюций, контроль выполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполните­лю, формирование и распечатка внутренних описей дел Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. Основной таб­лицей является регистрационная карточка документа, полями — регис­трационный номер документа, дата регистрации документа, номер эк­земпляра документа, тип документа (вид), код создателя документа, ис­полнитель, номер входящего документа, дата документа, короткое содер­жание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, создатель Информационные технологии и организация их внедрения в архивах резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата ликвидирования, коды служащих, имеющих право поражения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка доку­ментов, находящихся на выполнении (по структурным подразделениям в данном интервале дат либо Информационные технологии и организация их внедрения в архивах с истекшим сроком выполнения), журнальчик наличия документов, находящихся на этот момент в подразделении, сводный журнальчик регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одно­временно работать с 3-мя базами данных (за три года). Для ускорения ввода инфы в систему включены справочники (коды адресатов Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая сис­тема после списания документов неизменного и длительного хране-





ния в дело передается совместно с документами данного года в ведомствен­ный архив и служит для подокументного поиска, т.е. делает функ­ции архивного каталога. При всем этом Информационные технологии и организация их внедрения в архивах база данных «фильтруется» по номе­рам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Но система исходя из убеждений методики архивного дела не свободна от недочетов. К примеру, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание ликвидирования (но­мер и дата протокола экспертной комиссии Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, номер и дата акта об унич­тожении). В системе есть только единственный реквизит, позволяющий выслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это делает нужным создание особенной базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел Информационные технологии и организация их внедрения в архивах.

2. Информационно-поисковую систему второго типа, т. е. со­здание единой встроенной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве уч­реждения, разглядим на примере центрального аппарата Мини­стерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).

Всеохватывающая система Информационные технологии и организация их внедрения в архивах документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается особым структурным подразделением — Го­сударственным научно-информационным вычислительным цент­ром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива — систе­ма автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс-референт», система управления персоналом «Босс-кадровик Информационные технологии и организация их внедрения в архивах». Пер­вая подсистема содержит в себе последующие базы данных: «Кор­респонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (жур­нал регистрации движения документов от управления к испол­нителю и назад и др.), БД «Архив» (описи дел и сборники, сделанные на базе БД «Регистрация» методом фильтрации данных).

БД архива представляет собой совокупа информационных массивов, создаваемых Информационные технологии и организация их внедрения в архивах после окончания каждого делопроизвод­ственного года на базе БД «Корреспонденция». База данных встраивается на базе 2-ух массивов — картотеки единиц хра­нения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, создатель, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, метод проигрывания, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки Информационные технологии и организация их внедрения в архивах документов (поля подобны полям БД «Корреспонденция»). Обнаружив дело, можно просмотреть все кар­точки документов, входящих в дело. Такое построение информа­ционной системы ведомственного архива является более гра­мотным исходя из убеждений методики архивного дела.

Данная система электрической документации распространя­ется на управленческую документацию. Введение одного стан-254


дарта работы с Информационные технологии и организация их внедрения в архивах электрическими документами в рамках ведомства, обеспечивающего маневренность, защищенность и доступность документов, является принципиальной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы элект­ронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.

Подобная встроенная система поиска документной инфор­мации в делопроизводстве и архиве сотворена Информационные технологии и организация их внедрения в архивах в Центральном банке РФ с 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и поболее чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ инте­ресна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществля­ется в Информационные технологии и организация их внедрения в архивах рамках сотворения типовой системы во всех территориальных уч­реждениях ЦБ Рф (это более 4 тыс. автоматических рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе встроенной автоматизи­рованной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), сделанной компанией «Электрон­ные офисные системы» на базе СУБД Oracle.

Состав первого информационного массива системы — база данных се­тевой структуры из регистрационных карточек (РК Информационные технологии и организация их внедрения в архивах) документов, свя­занных меж собой (первичные, вторичные воззвания, приложения), дополняющих друг дружку, образующих гипертекстовые сети зарегистри­рованных документов с возможностью навигации (передвижения по связ­кам меж РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Вто­рой массив — электрические документы, сделанные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа.

Функции системы: регистрация Информационные технологии и организация их внедрения в архивах входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электрических документов, присоеди­ненных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутиза­ция) — автоматическая передача электрических копий документов испол­нителям, контроль выполнения документов, формирование реестров рас­сылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов при помощи систем электрической почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки Информационные технологии и организация их внедрения в архивах и по тексту, регламентация прав доступа.

Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в классической, так и в электрической форме. Для использования систе­мы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат рек­визиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по опи­си), «номер сдаточной описи», «подпись Информационные технологии и организация их внедрения в архивах списавшего». Для хранения до­кументов в электрическом архиве служат последующие реквизиты: «дата ар­хивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».

Встроенная информационная система делопроизводства может быть сотворена методом включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), имеющихся в организации.

Примером может служить Единая система электрического документо­оборота администрации г. Санкт Информационные технологии и организация их внедрения в архивах-Петербурга, сделанная с целью комп-255


лексного решения заморочек электрического документооборота и делопро­изводства в органах власти.

Состав информационного массива — электрические специализирован­ные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и воззвания людей, контроль выполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных орга­нов администрации, служебная Информационные технологии и организация их внедрения в архивах корреспонденция, нормативно-право­вые и другие документы, тексты которых нужны в работе; индиви­дуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электрическая рас­сылка извещений, справок и других материалов, оперативный доступ Информационные технологии и организация их внедрения в архивах к банкам и базам данных); обмен данными меж системами].

Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, также сквозной системы контроля выполнения; со­здание эталонных банков электрических документов (шаблонов), элект­ронная рассылка документов Информационные технологии и организация их внедрения в архивах по всем учреждениям системы из выше­стоящих в нижестоящие.

Особенностями данной системы электрического документооборота явля­ется то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высочайшим уровнем стан­дартизации и унификации данных.

3. Разглядим 3-ий тип информационно-поисковой систе­мы, когда может быть создание отдельной Информационные технологии и организация их внедрения в архивах информационной базы в делопроизводстве либо архиве.

Таковой подход реализован, к примеру, в архиве Гос Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы употребляется с 1998 г. система «Дело», подобная описанной чуть повыше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: направленная Информационные технологии и организация их внедрения в архивах на определенную тематику картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включа­ющая данные по всем документам, создаваемым в процессе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»).

Функции системы: выполнение запросов о прохождении законопро­ектов, справок по личным запросам депутатов и других юзеров инфы, ведение классификаторов, получение отчетов в данной форме и Информационные технологии и организация их внедрения в архивах др.

База данных «Законопроекты» ведется методом наполнения электрон­ных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законода­тельства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особенный набор Информационные технологии и организация их внедрения в архивах полей предусмотрен для карточки документа. Таким макаром, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей


БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Гос­думы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сда­точной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по свод­ной описи, количество листов в Информационные технологии и организация их внедрения в архивах деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода инфы система имеет огромное количество клас­сификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, что обеспечи­вает связь с системой делопроизводства.

При разработке отдельной информационной системы в ведом­ственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполня­ется архивистами. Потому Росархив советует автоматизиро­ванный справочный аппарат ведомственного архива сформировывать на базе информационно-поисковой системы, создаваемой в те­кущем делопроизводстве организации, и сначала таких ее эле Информационные технологии и организация их внедрения в архивах­ментов, как электрические справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Но есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электрон­ной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что главным классификатором данных в делопроизводстве является номенкла­тура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это принуждает архивистов хранить массив данных Информационные технологии и организация их внедрения в архивах за каждый год в от­дельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хра­нятся долговременно, для поиска по каждому году неловко загру­жать отдельную базу данных. Потому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет производить сквоз­ной поиск за весь период хранения документов, при этом базы дан Информационные технологии и организация их внедрения в архивах­ных привязаны к обычным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подраз­деления, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хра­нилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).

Не считая того, если в учреждении отсутствует автоматизирован­ная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов Информационные технологии и организация их внедрения в архивах — электрический каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата действия, место действия, содержание, заглавие фонда, номер фонда, но­мер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключе­выми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Ин­дексация документов в электрическом каталоге осуществляется на базе одного классификатора документной инфы.

Карточка электрической картотеки Информационные технологии и организация их внедрения в архивах/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа либо отсканирован­ным изображением документа. В первом случае вероятен гипер­текстовый поиск инфы по содержанию документа. Поиск инфы по полнотекстовым документам может осуществлять-257


ся по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по класси­фикационным индексам, также по словам естественного Информационные технологии и организация их внедрения в архивах языка из текста документа.

Для г о с у д а р с т в е н н ы х а р х и в о в в 1995 г. Росархивомбыла разработана концепция информатизации архивного дела Рф, на базе которой была сотворена Программка информатизации на 1997 — 2000 гг. В согласовании с к о н Информационные технологии и организация их внедрения в архивах ц е п ц и е й предвидено созда­ние автоматического научно-справочного аппарата, баз дан­ных, содержащих электрические копии документов.

Развитие телекоммуникационных систем должно сделать лучше обес­печение юзеров архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена меж архивными уч­реждениями, содействовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными Информационные технологии и организация их внедрения в архивах органами гос власти1.

Одним из важных направлений компьютеризации, соглас­но концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по главным фронтам работы архивов (комп­лектование, учет, обеспечение сохранности документов, созда­ние справочников системы НСА, внедрение).

Применение типовых технологий (так именуемых типовых модулей) обеспечивает сопоставимость баз данных, сделанных раз­личными архивными учреждениями Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, возможность соединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями меж архивными учреждениями 1-го уровня и вер­тикальными связями меж учреждениями различных уровней. При всем этом непременно должна соблюдаться преемственность тради­ционных и автоматических справочников, также различ­ных версий автоматических справочников. Последнее очень принципиально в критериях резвого старения Информационные технологии и организация их внедрения в архивах программного обеспечения.

В согласовании с концепцией информатизации архивного дела в муниципальном архиве целенаправлено создание интегрирован­ной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на уни­фицированном по отрасли программном обеспечении. Эта систе­ма должна быть многоуровневой и функциональной, вклю­чать в себя описания архивных документов, автоматическую поддержку учета Информационные технологии и организация их внедрения в архивах и поиска архивных документов; контроль за обес­печением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива.

Но может быть внедрение архивом и собственных про­граммных разработок, в каких должны предусматриваться:

включение в структуры информационных массивов обязатель­ных реквизитов, т. е. неотклонимого списка полей БД с их специ­фикациями;

Концепция Информационные технологии и организация их внедрения в архивах информатизации архивного дела // Вестник архивиста. — 1996. — № 1 . - С . 69.


неотклонимые процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по главным направ­лениям деятельности архива в классической либо электрической форме.

Очень принципиальной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:

усовершенствование ПО в согласовании с дополнительными требованиями Информационные технологии и организация их внедрения в архивах архива, появившимися в процессе эксплуатации;

адаптацию, т.е. приспособление ПО к изменяющимся услови­ям работы, установление связей с другими программками;

корректировку, т.е. исправление ошибок в программке, выявлен­ных на стадии эксплуатации.

Для действенного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллек­тивной подготовки документов и т Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. п. в архиве целенаправлено ус­тановление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой ко­торой управляет админ сети.

Для сохранения массива данных очень принципиальное значение имеет защита инфы от несанкционированного доступа и свое­временное конвертирование данных в новые версии программки. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компов Информационные технологии и организация их внедрения в архивах и информационных массивов, которая обес­печивает доступ, обычно, на 3-х уровнях в режимах «пользо­вателя», «редактора» и «администратора».

Но пока не сотворена ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, применимая для большинства архивов (типовая электрическая опись, типовой элек­тронный периодический каталог). Эти задачки должна решить новенькая Информационные технологии и организация их внедрения в архивах версия отраслевой программки «Архивный фонд».

Организация внедрения информационных технологий в архиве.Ус­пешное функционирование информационно-поисковой системы почти во всем находится в зависимости от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько шагов.

1. Исследование делопроизводства и документооборота организа­ций ведомства либо направления работы архива, которое подле Информационные технологии и организация их внедрения в архивах­жит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом шаге приоритет­ное значение имеет доскональное з н а н и е проектировщиками пра­вил и норм российского делопроизводства и архивного дела, также познание основ технологии баз данных (структура БД, табли­цы, поля, отчеты и т.д.). Обычно, компания — системный Информационные технологии и организация их внедрения в архивах ин­тегратор — предлагает без помощи других провести обследование де­лопроизводства. Но в штате этих компаний очень изредка бывают спецы по делопроизводству и архивному делу, потому





лучше выполнить эту работу своими силами. Постановка задачки и техническое задание должны быть составлены специалис­тами службы ДОУ и архива, также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) вместе Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. Техническое зада­ние на внедрение автоматической системы архива, формат пред­ставленных данных согласуется с Росархивом.

3. Поиск подходящего под определенную задачку программного продукта и конторы — системного интегратора. Тут имеют значе­ние не только лишь издержки на программное обеспечение и технику, да и надежность избранного вами приложения, солидность компании.

4. Заключение контракта Информационные технологии и организация их внедрения в архивах, к которому прилагается техническое задание. В договоре непременно следует предугадать конверти­рование данных в новые версии программки, поддержку «горячей линии», состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение профессионалов и т.п.

5. Создание, установка и адаптация программки осуществляется программером либо компанией — системным интегратором — на базе технического задания.

6. Сертифицирование и Информационные технологии и организация их внедрения в архивах регистрация программного продукта.

7. Поддержка и сервис системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться всеохватывающим автоматическим встроенным системам, подходящим российским и интернациональным эталонам, нацеленным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит понизить расходы на интеграцию различ­ных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор конторы — системного интегратора — целенаправлено Информационные технологии и организация их внедрения в архивах проводить на конкурсной базе, с учетом анализа внедрен­ных разработчиком действующих отраслевых систем, стабиль­ности его положения на рынке, свойства разработок. Обязатель­ным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в согласовании с междуна­родными эталонами свойства. Целенаправлено заключение с компанией — системным интегратором — контракта о долговремен­ном Информационные технологии и организация их внедрения в архивах сотрудничестве.

Таким макаром, архивист может выступать в роли разработчика программ и профессионала программного продукта, он должен быть спосо­бен оценить плюсы и недочеты программки исходя из убеждений архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.


informacionnij-byulleten-administracii-sankt-peterburga-12-663-5-aprelya-2010-g-stranica-15.html
informacionnij-byulleten-administracii-sankt-peterburga-12-663-5-aprelya-2010-g.html
informacionnij-byulleten-administracii-sankt-peterburga-12-813-ot-1-aprelya-2013-g-stranica-6.html